Der DMS-Podcast - Prozesse, die wirken – Wie Digitalisierung Mittelstand und Resilienz stärkt

Begrüßung und Konzept

5c01c82b: Der DMS Podcast.

5c01c82b: Effizienz entscheidet. –

5c01c82b: Der Podcast für Geschäftsführung, Digitalisierung und DMS-Strategie.

Markus Höllriegel: Hallo und herzlich willkommen zur allerersten Folge von - der DMS-Podcast.

Markus Höllriegel: Ich bin Markus Höllriegel, komme aus dem schönen Forchheim, und ich freu mich riesig, dass wir heute loslegen.

Markus Höllriegel: Und ich bin natürlich nicht allein.

Markus Höllriegel: Rebecca.

Markus Höllriegel: magst du dich auch kurz vorstellen?

Rebecca Lanz: Grüß dich Markus, und auch ein herzliches Servus an alle Zuhörerinnen und Zuhörer.

Rebecca Lanz: Ich bin Rebecca Lanz, wie man vielleicht schon an meinem Akzent hört, aus Oberbayern.

Rebecca Lanz: Wir starten heute mit einer Serie, in der wir zeigen wollen, wie Digitalisierung – speziell bei dokumentenbasierten Prozessen – Unternehmen wirklich widerstandsfähiger macht. Also, wie kleine Schritte in der Digitalisierung große Wirkung entfalten können, gerade in unsicheren Zeiten. Und natürlich reden wir auch über Themen wie Unternehmerverantwortung, DMS-Strategie und, - Effizienz.

Rebecca Lanz: Markus,

Rebecca Lanz: magst du noch was ergänzen?

Markus Höllriegel: Ja, gern.

Markus Höllriegel: Uns geht’s darum, das Ganze ohne Werbegeplänkel, aber mit echten Einblicken und Erfahrungen anzugehen.

Markus Höllriegel: Also, wie können mittelständische Unternehmen in Deutschland gestärkt werden? Und zwar so, dass es auch in der Praxis funktioniert – nicht nur auf dem Papier.

Warum Resilienz im Mittelstand?

Markus Höllriegel: Und damit sind wir eigentlich schon beim Kern: Resilienz.

Markus Höllriegel: Das klingt erstmal ein bisschen nach Psychologie, aber im Mittelstand und auch bei kleineren Unternehmen ist das ein echter Schlüsselfaktor.

Markus Höllriegel: Gerade jetzt, wo das BIP stagniert, Investitionen stocken und – ich sag mal – die Stimmung eher vorsichtig ist.

Markus Höllriegel: Rebecca, du hast das ja auch in deinen Recherchen immer wieder gehört, oder?

Rebecca Lanz: Absolut.

Rebecca Lanz: Deutschland wird ja aktuell wieder als der „kranke Mann Europas“ bezeichnet, das liest man überall.

Rebecca Lanz: Die Wirtschaft tritt auf der Stelle, und dann kommen noch so Sachen wie Trumps Zölle dazu.

Rebecca Lanz: Viele Unternehmerinnen und Unternehmer fragen sich: Wie kann ich mein Unternehmen zukunftssicher machen?

Rebecca Lanz: Wie kann ich mich auf neue Herausforderungen einstellen, ohne gleich alles umzukrempeln.

Markus Höllriegel: Genau das.

Markus Höllriegel: Und das ist ja nicht nur ein Gefühl, sondern spiegelt sich auch in den Zahlen wider.

Markus Höllriegel: Die Unsicherheit ist groß, und gerade im Mittelstand ist die Frage nach Resilienz – also wie man mit Krisen und Veränderungen umgeht – wichtiger denn je.

Perspektiven und echte Stimmen aus dem Mittelstand

Markus Höllriegel: Ich hab in den letzten Monaten mit einigen Geschäftsführern aus dem Mittelstand gesprochen, quer durch die Branchen.

Markus Höllriegel: Ein Beispiel aus Coburg ist mir besonders hängen geblieben. Da meinte ein Maschinenbauer zu mir: - „Früher haben wir einfach gearbeitet – heute verwalten wir die Arbeit.“ -

Markus Höllriegel: Das fand ich ziemlich treffend.

Rebecca Lanz: Das ist ein Satz, der viel aussagt.

Rebecca Lanz: Die Bürokratie hat zugenommen,

Rebecca Lanz: die Dokumentationspflichten auch,

Rebecca Lanz: und das macht die Abläufe nicht nur langsamer, sondern auch fehleranfälliger.

Rebecca Lanz: Im Alltag bedeutet das:

Rebecca Lanz: Mehr Zeit für Papier- und Formularkram, weniger Zeit für das eigentliche Geschäft.

Rebecca Lanz: Und das erhöht natürlich auch die Belastung für die Teams.

Markus Höllriegel: Ja, und das ist ja nicht nur ein Gefühl, sondern zeigt sich auch in der Praxis.

Markus Höllriegel: Viele sagen, sie kommen kaum noch dazu, wirklich zu gestalten, weil sie so viel verwalten müssen.

Markus Höllriegel: Das ist ein echter Hemmschuh.

Bremsklotz Altprozess: Kleine Schritte, große Wirkung

Markus Höllriegel: Und oft sind es die alten Prozesse, die da zum Bremsklotz werden.

Markus Höllriegel: Also Abläufe, die seit Jahren gleich laufen, aber eigentlich längst nicht mehr zeitgemäß sind. Ich mein, Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement, Qualitätssicherung, Personalakten – das sind alles Bereiche, wo man mit kleinen digitalen Schritten schon viel erreichen kann.

Rebecca Lanz: Genau, und ganz aktuell kommt bei manchen Unternehmen auch die Frage auf: - Wie setzt man zum Beispiel die NIS2-Anforderungen ohne allzu großen Aufwand praktisch um?

Rebecca Lanz: Also, wie kann man IT-Sicherheit und Dokumentationspflichten erfüllen, ohne gleich ein Riesenprojekt draus zu machen?

Rebecca Lanz: Digitalisierung ist da wirklich ein Werkzeug – kein Buzzword, das man einfach so in den Raum wirft.

Markus Höllriegel: Ja, auch das ist ein wichtiger Punkt: - Es geht nicht darum, alles auf einmal zu digitalisieren, sondern gezielt da anzusetzen, wo es wirklich was bringt.

Markus Höllriegel: Und das kann schon mit kleinen Schritten anfangen.

Exemplarische Unternehmensgeschichte aus NRW

Markus Höllriegel: Ich erinnere mich an einen besonderen Satz in einem Gespräch mit einer Firma aus NRW :

Markus Höllriegel: „Zu unseren größten Schwachstellen gehörte nicht nur der Markt – sondern auch unsere Ablage.“-

Markus Höllriegel: Die hatten ihre Dokumente überall verteilt – in Outlook, - auf Papier, - Servern, - und, - ja, - auch in den Köpfen der Mitarbeiter.

Markus Höllriegel: Das hat im Alltag für richtig viel Stress gesorgt, vor allem wenn jemand ausgefallen ist oder ein Audit anstand.

Markus Höllriegel: Da wurde dann plötzlich fieberhaft gesucht, und die Zusammenarbeit war alles andere als einfach.

Rebecca Lanz: Das ist ein klassisches Beispiel.

Rebecca Lanz: Wenn die Strukturen fehlen, wird’s im Ernstfall richtig schwierig.

Rebecca Lanz: Man merkt das oft erst, wenn’s brennt – also wenn Daten dringend gebraucht werden oder jemand kurzfristig einspringen muss.

Rebecca Lanz: Dann zeigt sich, wie wichtig eine gute Dokumentenstruktur und eine intelligente Dokumentenlenkung mit digitalen Workflows ist.

Markus Höllriegel: Genau.

Markus Höllriegel: Und das ist ja kein Einzelfall.

Markus Höllriegel: Viele Unternehmen stehen vor genau diesen Herausforderungen, weil die Ablage und die Geschäftsprozesse einfach historisch gewachsen sind und nie wirklich aufgeräumt wurde.

Digitalisierung ohne Angst vorm Riesenprojekt

Markus Höllriegel: Viele denken bei Digitalisierung immer gleich an riesige IT-Projekte, die Monate dauern und das halbe Unternehmen lahmlegen. Aber das muss gar nicht sein und Digitalisierung ist kein IT-Projekt.

Markus Höllriegel: Oft reicht es schon, wenn man zum Beispiel Eingangsbelege automatisch verarbeitet oder Verträge systematisch ablegt.

Markus Höllriegel: Auch Fristenüberwachung kann man Schritt für Schritt digitalisieren.

Rebecca Lanz: Das ist ein wichtiger Punkt. Digitalisierung ist kein Alles-oder-nichts.

Rebecca Lanz: Man kann stufenweise vorgehen und erst mal die Prozesse angehen, die am meisten Zeit kosten oder am fehleranfälligsten sind.

Rebecca Lanz: Und der Nutzen zeigt sich fast immer schon nach kurzer Zeit: Mehr Prozesssicherheit, verlässlichere Organisation – das alles stärkt die Resilienz des Unternehmens.

Markus Höllriegel: Ja, und das nimmt auch die Angst vor dem großen Umbruch und bringt die Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Markus Höllriegel: Es geht darum, die Organisation so aufzustellen, dass sie auch in schwierigen Zeiten handlungsfähig bleibt.

Digitale DMS-Systeme: Nutzen für den Mittelstand

Markus Höllriegel: Ein gutes Beispiel aus der Praxis ist DocuWare – ein DMS- und Workflow-System, das viele Mittelständler nutzen.

Markus Höllriegel: Damit kann man Dokumente zentral ablegen, Bearbeitungs- und Suchzeiten drastisch reduzieren, Freigaben automatisieren und hat immer den Überblick über Fristen z.B. bei Skonto oder Verträgen.

Markus Höllriegel: Das entlastet die Teams enorm und sorgt dafür, dass man im Alltag einfach schneller und stressfreier arbeiten kann.

Rebecca Lanz: Das ist wirklich ein konkreter Vorteil.

Rebecca Lanz: Weniger Zeitverlust, bessere Übersicht, automatisierte Abläufe – das sind Dinge, die im Mittelstand oft den Unterschied machen.

Rebecca Lanz: Und es geht nicht darum, Menschen zu ersetzen, sondern sie zu entlasten und die Handlungsfähigkeit zu erhöhen.

Markus Höllriegel: Genau, und das ist ja letztlich das Ziel: Die Teams so zu unterstützen, dass sie sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren können.

Widerstände gegen Digitalisierung – und Lösungen

Rebecca Lanz: Es gibt aber auch immer wieder Widerstände. Markus, du hast ja viel mit Unternehmern gesprochen – was hörst du da so an Bedenken?

Markus Höllriegel: Ja, das ist ganz typisch: „Wir haben keine Zeit dafür“, - „Das passt nicht zu uns“, - „Wir sind zu klein“, - oder „Wir müssen erst ein neues ERP einführen“.

Markus Höllriegel: Das sind so die Klassiker. - Aber wenn man mal ehrlich ist, sind das oft eher Ausreden oder ist die Scheu vor Veränderungen oder eine Fehleinschätzung über den Aufwand und Nutzen eines Digitalisierungsprojektes.

Markus Höllriegel: Wer einmal anfängt, merkt schnell, dass kleine digitale Schritte einen großen Hebel haben können.

Rebecca Lanz: Und gerade mit Blick auf den Fachkräftemangel ist das ein echter Vorteil.

Rebecca Lanz: Digitalisierung entlastet die Teams, weil sie repetitive Aufgaben abnimmt.

Rebecca Lanz: Das heißt nicht, dass weniger Menschen gebraucht werden – sondern dass die vorhandenen Kräfte besser eingesetzt werden können.

Markus Höllriegel: Absolut. Und das macht das Unternehmen insgesamt widerstandsfähiger.

Rebecca Lanz: Das rechnet sich. Aber zur Wirtschaftlichkeit von Digitalisierungsmaßnahmen machen wir eine eigene Folge in diesem Podcast.

Künstliche Intelligenz als Prozessverstärker

Markus Höllriegel: Und dann gibt’s ja noch das Thema KI. -

Markus Höllriegel: Rebecca, wie siehst du das – was kann KI im Dokumentenmanagement leisten?

Rebecca Lanz: KI ist da wirklich ein Prozessverstärker.

Rebecca Lanz: Sie kann Informationen aus Dokumenten extrahieren, Daten zuordnen, Muster erkennen – also Aufgaben, die bisher oft manuell gemacht wurden.

Rebecca Lanz: Aber, - und das ist mir wichtig - Das muss mit Augenmaß passieren und immer mit klaren ethischen Leitplanken.

Rebecca Lanz: Wenn KI sinnvoll eingesetzt wird, kann sie die Robustheit von Prozessen noch weiter steigern.

Markus Höllriegel: Ja, das ist ein spannender Punkt. Es geht nicht darum, alles zu automatisieren, sondern die Menschen zu unterstützen und Prozesse noch sicherer zu machen.

Schlussgedanken – Zeit zurückgewinnen, Resilienz leben

Markus Höllriegel: Ich hab neulich einen Bericht der IHK Karlsruhe gelesen, da hieß es: „Investitionszurückhaltung bleibt – Unsicherheit vor der Zukunft.“ - Das trifft es eigentlich ganz gut.

Markus Höllriegel: Aber vielleicht ist es genau diese Zukunft, auf die wir uns vorbereiten müssen.

Markus Höllriegel: Hören Sie hierzu Prof. Dr. Moritz Schularick vom Kiel Institut für Weltwirtschaft auf der Veranstaltung Peak, dem Mittelstandsgipfel :

Markus Höllriegel: Veränderung fängt oft mit kleinen Schritten an und hat nichts mit der Größe des Unternehmens zu tun.

Rebecca Lanz: Genau. Resilienz beginnt im Alltag, mit kleinen Entscheidungen, die jedes Team treffen kann.

Rebecca Lanz: Vielleicht ist die wichtigste Frage gar nicht, wie wir die ganz große Strategie aufsetzen, sondern:

Rebecca Lanz: Wo verlieren wir heute jeden Tag Zeit – und wie holen wir sie uns zurück.

Markus Höllriegel: Wenn diese Frage bei Ihnen Resonanz auslöst, dann war diese Folge vielleicht ein kleiner Impuls zur richtigen Zeit.

Markus Höllriegel: Wir hoffen, Sie nehmen was mit für Ihren Alltag.

Rebecca Lanz: Resilienz ist keine Eigenschaft, die nur große Konzerne haben.

Rebecca Lanz: Sie entsteht im Kleinen, durch die Entscheidungen, die wir jeden Tag treffen.

Markus Höllriegel: Das war’s für heute im DMS-Podcast.

Markus Höllriegel: Dank an Gerhard von Sachsen Gessaphe für Script und Produktion.

Markus Höllriegel: Weitere interessante Themen gibt es auch im Blog der DMS GmbH.

Markus Höllriegel: Rebecca,

Markus Höllriegel: hat Spaß gemacht mit dir.

Rebecca Lanz: Mir auch, Markus. Und danke an alle, die heute zugehört haben. Wir freuen uns, wenn Sie auch beim nächsten Mal wieder dabei sind.

Markus Höllriegel: Der DMS-Podcast – Gespräche über Prozesse, die wirken.

Rebecca Lanz: Weil Widerstandsfähigkeit nicht von außen kommt – sondern von innen entsteht.

Markus Höllriegel: Digital. Bewährt. Durchdacht.

Rebecca Lanz: Bis bald – und bleiben’s widerstandsfähig. Servus!