Rechnet sich die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung?

Intro

Suzanne van der Cruysse: Der DMS-Podcast.

Suzanne van der Cruysse: Effizienz entscheidet.

Suzanne van der Cruysse: Der Podcast für Geschäftsführung, Digitalisierung und DMS-Strategie.

Segment 1 – Begrüßung & Setup

Markus Höllriegel: Hallo und herzlich willkommen.

Markus Höllriegel: Heute fragen wir uns:

Markus Höllriegel: Rechnet sich die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung – und zwar ganz konkret für einen Lebensmittelgroßhändler.

Markus Höllriegel: Ich bin Markus Höllriegel.

Markus Höllriegel: Schön, dass Sie wieder dabei sind und heute spreche ich wieder mit Rebecca Lanz.

Rebecca Lanz: Servus Markus!

Rebecca Lanz: Wir sprechen heute über eine Frage, die viele Unternehmen umtreibt.

Rebecca Lanz: Lohnt sich die Digitalisierung des Rechnungseingangs mit einem DMS- und Workflowsystem?

Rebecca Lanz: Und zwar nicht nur gefühlt, sondern klar messbar – in Zeit, Aufwand und Kosten.

Rebecca Lanz: Jeder Betrieb hat seine Betriebsseele und jede Branche ihre Besonderheiten, egal ob Handel, Industrie, Handwerk oder Dienstleistung.

Rebecca Lanz: Für unsere Berechnungen wählen wir also ein Beispiel: einen Lebensmittelgroßhandel mit 35 Mitarbeitenden, die regelmäßig mit Eingangsrechnungen arbeiten.

Markus Höllriegel: Finde ich gut.

Rebecca Lanz: Wir wollen sehen, wie viel Zeit sich sparen lässt, wann der Break-even kommt und ob sich das Ganze auch in einem eher konservativen Szenario schnell rechnet.

Markus Höllriegel: Die Rahmenbedingungen stehen fest:

Markus Höllriegel: Wir rechnen mit einer Abschreibungsdauer von fünf Jahren.

Markus Höllriegel: Cloud und On-Premise behandeln wir dabei gleich.

Markus Höllriegel: Die Arbeitsstunde kostet im Schnitt dreiundvierzig Euro vierzig, und im Jahr haben wir zweihundertzehn Arbeitstage.

Markus Höllriegel: Für die Betrachtung legen wir ein On Premise also bei Ihnen in der Firma installiertes DocuWare System zugrunde mit einer best practice Lösung der DMS GmbH.

Markus Höllriegel: Die Zahlen gibt es natürlich auch für die Cloudversion.

Markus Höllriegel: Die Lizenz- und Betriebskosten liegen während der Abschreibung bei 50 Euro pro Nutzer und Monat.

Markus Höllriegel: Nach der Abschreibung sinken sie auf 20 Euro pro Nutzer und Monat.

Markus Höllriegel: Und wir gehen heute bewusst von nur 30 Prozent Personalzeiteinsparung aus. Also eine worst case Betrachtung.

Segment 2 – Vom Ist zum Soll

Rebecca Lanz: Lebensmittelgroßhändler haben’s mit einer besonderen Mischung zu tun: viele verschiedene Lieferanten, Teillieferungen, ständig wechselnde Preise und Bonusstaffeln, Leergut.

Rebecca Lanz: Das sorgt für eine hohe Zahl an Eingangsrechnungen und auch an Gutschriften – bei unserem Beispiel sind es etwa eintausendfünfhundert pro Monat.

Rebecca Lanz: Im heutigen Alltag läuft das oft so:

Rebecca Lanz: Rechnungen kommen als Papier oder kommen als PDF ins E-Mail-Postfach, E-Rechnungen sind noch nicht so häufig, die X-Rechnung kann traditionell sowieso nicht bearbeitet werden.

Rebecca Lanz: Danach folgt eine Sichtprüfung, jemand erfasst die Daten von Hand, kontiert, gibt die Rechnung per E-Mail, händisch in ein Postkörbchen oder sogar Zettel in die Freigabe, beantwortet Rückfragen, bucht ins ERP- oder Fibu-System und legt alles in Ordnern ab.

Rebecca Lanz: Zehn Minuten pro Rechnung ist nach der aktuellen Bill entis-Studie ein üblicher Durchschnitt.

Markus Höllriegel: Mit einem digitalen Prozess sieht das deutlich schlanker aus.

Markus Höllriegel: Nehmen wir wieder DocuWare als Beispiel:

Markus Höllriegel: Eingangsrechnungen landen automatisch im System, egal ob per E-Mail, Scanner oder Drag-and-Drop.

Markus Höllriegel: Auch die X-Rechnung ist in DocuWare für den Menschen automatisch lesbar.

Markus Höllriegel: Eine intelligente Erkennung liest Lieferanten, Beträge und andere Stammdaten aus –

Markus Höllriegel: bei Bedarf auch die einzelnen Positionen der Rechnung.

Markus Höllriegel: Ein Workflow mit definierten Regeln prüft, ob Felder fehlen oder Rechnungen doppelt sind, setzt den Eingangsstempel, korrigiert gegebenenfalls eine unkorrekte Schreibweise, bringt per Stempel die Personenkontonummer auf dem Beleg an und - vergibt optional eine interne Belegnummer.

Markus Höllriegel: Die sachliche Prüfung und Freigabe läuft nach klaren Vorgaben, zum Beispiel nach Kostenstellen oder Betragsfreigabegrenzen, und das Ganze funktioniert mobil genauso wie im Büro oder Homeoffice.

Markus Höllriegel: Am Ende gehen die Daten, gegebenenfalls das Belegbild direkt ins ERP oder in die Finanzbuchhaltung wie zum Beispiel Datev, und das Dokument landet automatisch revisionssicher im Archiv.

Segment 3 – Harte Fakten aus der Forschung

Rebecca Lanz: Die Bill entis-Studie 2025 zeigt:

Rebecca Lanz: Digitale Verarbeitung kann die Kosten pro Rechnung um 60 bis 80 Prozent senken.

Markus Höllriegel: Der Return on Investment liegt oft schon nach einem halben Jahr vor.

Markus Höllriegel: Und: Digitale Rechnungen können im Schnitt fünf bis sieben Tage schneller bezahlt werden, das sichert Skonto.

Rebecca Lanz: Das sind beeindruckende Werte. Wir bleiben heute trotzdem vorsichtig und rechnen mit unseren 30 Prozent Kostensenkung.

Segment 4 – Die Beispielrechnung

Markus Höllriegel: eintausendfünfhundert Rechnungen pro Monat, zehn Minuten pro Rechnung – das macht fünfzehntausend Minuten oder zweihundertfünfzig Stunden Arbeit im Monat.

Rebecca Lanz: Mit dreißig Prozent weniger Zeitaufwand sparen wir pro Beleg drei Minuten. Das sind fünfundsiebzig Stunden weniger Arbeit pro Monat.

Markus Höllriegel: Und das heißt wiederum: Pro Mitarbeiter und Monat gewinnt das Unternehmen dreiundneunzig Euro durch eingesparte Personalzeit.

Markus Höllriegel: Zieht man davon die Kosten ab, bleiben dreiundvierzig Euro während der Afa,

Markus Höllriegel: beziehungsweise dreiundsiebzig Euro danach.

Rebecca Lanz: Bei fünfunddreißig Mitarbeitern und zwölf Monaten gewinnt das Unternehmen achtzehntausend Euro bzw. dreißigtausend sechshundert Euro,

Rebecca Lanz: Personalzeit, die für sinnvolle wertschöpfende Tätigkeiten verwendet werden kann.

Rebecca Lanz: Der Break-even ist nach ca. sechseinhalb Monaten erreicht.

Markus Höllriegel: Übersetzt heißt das: Jede Person muss während der Afa pro Tag nur etwa vier Minuten einsparen, damit sich das System rechnet.

Markus Höllriegel: Und hinterher ist es noch weniger.

Rebecca Lanz: Das schafft man schon allein durch weniger Suchzeiten.

Rebecca Lanz: und wenn andere Geschäftsprozesse auch digitalisiert werden, dann kommt da richtig viel Zeit zusammen, die man sparen kann.

Segment 5 – Wo genau entsteht die Zeitersparnis?

Markus Höllriegel: Wo genau entsteht diese Zeitersparnis?

Markus Höllriegel: Ein großer Teil steckt schon in der Erfassung.

Markus Höllriegel: Die Software liest automatisch alle relevanten Daten aus – vom Lieferanten über Beträge bis hin zur Umsatzsteuer-ID.

Markus Höllriegel: Tippfehler oder Zahlendreher fallen so weg.

Rebecca Lanz: Dazu kommt die automatische Prüfung. Das System erkennt doppelte Rechnungen oder fehlende Pflichtangaben, falsche Beträge.

Rebecca Lanz: Wenn die Rechnung zu einer Bestellung, oder besser, Liefer- oder Wareneingangsschein passt, kann sie sogar automatisch freigegeben werden.

Markus Höllriegel: Auch die Freigabe selbst läuft deutlich glatter. Keine langen E-Mail-Ketten mehr, keine Körbchen mit unerledigter Post, sondern klare Workflows mit festen Zuständigkeiten.

Markus Höllriegel: Die Buchhaltung weiß jederzeit, wo eine Rechnung steht.

Segment 6 – Besonderheiten im Lebensmittelgroßhandel

Rebecca Lanz: Im Lebensmittelgroßhandel gibt es bei Waren- aber auch bei Kostenrechnungen ein paar spezielle Herausforderungen:

Markus Höllriegel: Ja, Mengenabweichungen, Kontrakte, tagesaktuelle Preise, Pfandpositionen und so weiter. Wenn Maschinen im Sortiment sind, kommt noch viel hinzu.

Rebecca Lanz: Die Digitalisierung macht die Arbeit für die Mitarbeiter nicht nur stressfreier und angenehmer.

Markus Höllriegel: Sie spart den Unternehmen Geld, besonders wenn andere Bereiche auch noch digitalisiert werden und steigert die Resilienz.

Markus Höllriegel: Rebecca.

Markus Höllriegel: Welcher Bereich fällt Dir noch ein, der durch Digitalisierung entlastet werden kann?

Markus Höllriegel: Die Software ist ja schon mal da, so könnten weitere Digitalisierungsschritte ohne großen finanziellen Aufwand realisiert werden.

Rebecca Lanz: Problem bei einem Betrieb aus Niederbayern waren zum Beispiel die rücklaufenden, das heißt unterschriebenen Ausgangslieferscheine.

Rebecca Lanz: Die Rechnung an den Kunden war schon draußen, auf dem zugehörigen Lieferschein gab es aber sehr oft vom Fahrer bei der Auslieferung händisch angebrachte Änderungen oder einen Vermerk über eine Leergutrücknahme.

Rebecca Lanz: Alle rücklaufenden Lieferscheine mussten angesehen und bei Änderungen Gutschriften erstellt werden.

Rebecca Lanz: Oft kam es auch zu Kundenreklamationen.

Rebecca Lanz: Ein DocuWare Workflow prüft und sortiert nun alle rücklaufenden Lieferscheine, mit der Folge, dass der größte Teil der Lieferungen sofort, weil unverändert fakturiert werden kann.

Rebecca Lanz: Und der andere Teil wird vor der Fakturierung im ERP geändert, sodass die korrekte Rechnung das Haus verlässt.

Markus Höllriegel: Gutschriften gehören jetzt der Vergangenheit an und es geht auch kein Lieferschein mehr verloren.

Markus Höllriegel: Lieferscheine ohne Änderungen müssen nicht mehr angesehen werden.

Markus Höllriegel: Der Geldeingang bei Rechnungen mit geänderten Lieferungen oder mit Leergutabzug erfolgt früher.

Rebecca Lanz: Oder ich denke an die digitale Personalakte - ein Stichwort: Führerscheinkontrolle.

Rebecca Lanz: Aber zur digitalen Personalakte machen wir einen eigenen Podcast-Beitrag.

Segment 7 – Umsetzung

Markus Höllriegel: Uns fallen noch viele Bereiche ein, in denen sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems messbar lohnt.

Markus Höllriegel: Gehen wir aber zurück zu unseren Eingangsrechnungen.

Markus Höllriegel: Unsere Betrachtungen zur Effizienzsteigerung bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen haben hier nur die Einsparung von Personalzeit im Fokus, ohne dass wir die vielen Nebeneffekte wie weniger Fehler, mehr Audit-Sicherheit oder die eingesparte Archivfläche überhaupt eingerechnet hätten.

Markus Höllriegel: Nicht zu vernachlässigen ist auch die Wirkung auf die Mitarbeiter, wenn man ihnen a weng Stress wegnehmen kann für Aufgaben, die langweilig sind, wie Dokumente suchen.

Markus Höllriegel: Mein Tipp: klein starten. Zum Beispiel mit den Hauptlieferanten, die den größten Teil des Volumens ausmachen. Und dann Schritt für Schritt ausbauen.

Rebecca Lanz: Technisch ist das heute Standard. Wichtig ist vor allem: anfangen – und dann dranbleiben.

Outro

Markus Höllriegel: Das war’s für heute im DMS-Podcast.

Markus Höllriegel: Dank an Gerhard von Sachsen Gessaphe für Script und Produktion.

Rebecca Lanz: Weitere interessante Themen gibt es auch im Blog der DMS GmbH www punkt dms minus gmbh punkt d e.

Rebecca Lanz: nehmen Sie Kontakt zu uns auf, wenn Sie sich darüber informieren wollen, wie Sie Ihr Unternehmen durch Digitalisierung besser und resilienter machen können.

Markus Höllriegel: Oder wenn bei Ihnen die Fachkräfte knapp sind.

Rebecca Lanz: Schreiben Sie uns unter infolein ät d m s minus gmbh punkt d e.

Markus Höllriegel: Rebecca.

Markus Höllriegel: Hat Spaß gemacht mit dir.

Rebecca Lanz: Mir auch, Markus.

Rebecca Lanz: Und danke an alle, die heute zugehört haben.

Markus Höllriegel: Wir freuen uns, wenn Sie beim nächsten Mal wieder dabei sind.

Rebecca Lanz: Der DMS-Podcast – Gespräche über Prozesse, die wirken. Weil Widerstandsfähigkeit und Erfolg nicht von außen kommt – sondern von innen entsteht.

Markus Höllriegel: Digital. Bewährt. Durchdacht.

Rebecca Lanz: Bis bald.

Rebecca Lanz: Und denken's dran: Digitalisierung ist keine Kostenfrage, sondern eine Zukunftsinvestition.

Rebecca Lanz: Servus!