Digital Workplace: Mehr Effizienz statt Dateichaos

Intro

Suzanne van der Cruysse: Willkommen zum DMS-Podcast.

Suzanne van der Cruysse: Der Podcast für Geschäftsführung, Digitalisierung und DMS-Strategie.

Suzanne van der Cruysse: Im Rahmen unserer Gespräche über Prozesse, die wirken, sprechen wir heute darüber, wie der Digital Workplace Unternehmen hilft, Ordnung ins Dateichaos zu bringen und damit Effizienz zu gewinnen.

Markus Höllriegel: Hallo und herzlich willkommen, ich bin Markus Höllriegel.

Markus Höllriegel: Es freut mich sehr, dass Sie heute wieder eingeschaltet haben.

Sophia Brandenburg: Auch von mir ein herzliches Hallo, wieder aus meinem Homeoffice in Berlin, mein Name ist Sophia Brandenburg.

Sophia Brandenburg: Unser Thema heute: der Digital Workplace – warum Entscheider dieses Thema hoch priorisieren sollten, denn wie effizient wir arbeiten, wirkt sich jeden Tag auf die Produktivität aus.

Wenn Ordnung zur Illusion wird: Die Realität der Dateibäume

Markus Höllriegel: Viele mittelständische Firmen haben längst solide IT-Strukturen aufgebaut.

Markus Höllriegel: Daten liegen nicht mehr auf einzelnen Laptops, sondern auf Netzlaufwerken oder in SharePoint. Backups laufen automatisch, und die IT sorgt dafür, dass grundlegende Sicherheit gewährleistet ist.

Markus Höllriegel: Trotzdem bleibt ein Dauerproblem bestehen: Mitarbeiter verbringen viel zu viel Zeit damit, Dokumente zu suchen.

Sophia Brandenburg: Wenn man ehrlich ist, liegt es nicht an fehlender Technik, sondern an der Art, wie Dokumente organisiert sind.

Sophia Brandenburg: Ordnerstrukturen wachsen unaufhörlich, sie werden immer komplexer, und irgendwann kennt sich niemand mehr wirklich aus.

Sophia Brandenburg: Jeder legt Dateien nach bestem Wissen ab, doch aus Sicht anderer wirkt das, was dem einen logisch erscheint, unlogisch.

Sophia Brandenburg: So entsteht eine Welt, in der jeder nach seiner eigenen Sichtweise und Ordnung arbeitet und am Ende kaum einer noch den Überblick hat.

Markus Höllriegel: Die Folge ist, dass Mitarbeiter sich durch endlose Ebenen klicken.

Markus Höllriegel: Ein Projektordner hat Unterordner für Jahre, Monate, Projekte, Kunden, Lieferanten, und darin liegen PDFs, Bilddateien, Word-Dokumente, Excel-Listen und so weiter.

Markus Höllriegel: Manche sind aktuell, manche längst veraltet.

Markus Höllriegel: Manchmal gibt es Dubletten, die leicht abweichende Namen tragen, mit und ohne Annotationen drauf.

Sophia Brandenburg: Wenn dann ein Dokument wirklich gebraucht wird, beginnt eine Suche, die etliche Minuten und oft richtig lange dauert oder ohne Erfolg endet.

Sophia Brandenburg: Mitarbeiter öffnen Dateien, die gar nicht die gültige Version sind.

Sophia Brandenburg: Manchmal tauchen Verträge in alten Unterordnern auf, manchmal sogar auf privaten Ablagen.

Sophia Brandenburg: Das kostet nicht nur wertvolle Zeit, verursacht Fehler und ist im Alltag einfach frustrierend.

Sophia Brandenburg: es ist nicht akzeptabel.

Markus Höllriegel: IT-Abteilungen haben dafür kein Verständnis, sie können aber kaum etwas dagegen tun. Sie stellen Speicher, Backups und Zugriffsrechte bereit.

Markus Höllriegel: Doch wie die Mitarbeiter Ablagen wirklich nutzen, entzieht sich ihrem Einfluss.

Markus Höllriegel: Deshalb bleibt das eigentliche Problem bestehen:

Markus Höllriegel: Strukturen, die logisch beginnen, geraten über Jahre hinweg außer Kontrolle...

Sophia Brandenburg: Oder stellen Sie sich vor:

Sophia Brandenburg: Sie suchen eine Rechnung von vor zwei Jahren.

Sophia Brandenburg: Sie wissen, sie existiert, aber nicht, ob sie sich in einem Ordner, möglicherweise im Aktenkeller befindet oder doch schon als Scan auf einem Netzlaufwerk liegt.

Markus Höllriegel: In vielen Betrieben sind immer noch Aktenschränke und Regale mit Ordnern gefüllt.

Markus Höllriegel: Verträge, Lieferscheine, Garantieunterlagen – alles auf Papier, oft mehrfach kopiert, mit handschriftlichen Notizen manchmal sogar in persönlichen Schattenarchiven hinter dem Schreibtisch.

Sophia Brandenburg: Ordnerarchive sind auch in punkto Datenschutz und Datensicherheit ein Problem.

Sophia Brandenburg: Erst neulich erzählte mir ein IT-Leiter, es kommt immer wieder vor, dass vergessen wird, die Türe zum Vertriebsbüro abzuschließen.

Sophia Brandenburg: Die Folge: Jeder, der das mitbekommt, auch ein Betriebsfremder, könnte sich Zugang zu allen Dokumenten in den regelmäßig auch nicht abgesperrten Ordnerschränken verschaffen.

Wie Suchzeiten und Doppelstrukturen die Wettbewerbsfähigkeit gefährden

Markus Höllriegel: Das ist eine für jeden leicht nachvollziehbare Gefahr. Durch Mitarbeiterschulung und Sensibilisierung kann eine Minimierung vielleicht erreicht werden, ausschließen kann man diese Gefahr nicht.

Markus Höllriegel: Sophia.

Markus Höllriegel: Warum sind Papierordner und Dateiablagesysteme sonst noch so gefährlich für Betriebe?...

Sophia Brandenburg: Weil die Zeitverluste sich summieren.

Sophia Brandenburg: Wenn jeder Mitarbeiter jeden Tag nur eine halbe Stunde mit Suchen verbringt, entstehen Hunderte Stunden, die produktiver genutzt werden könnten.

Sophia Brandenburg: Ein Betrieb mit 150 Mitarbeitenden verliert 650 Arbeitsstunden im Monat allein durch nur 15 Minuten Suchzeit pro Tag und Mitarbeiter.

Sophia Brandenburg: Multipliziert mit den Arbeitsplatzkosten, sprechen wir schnell von fünfstelligen Beträgen. jeden Monat.

Sophia Brandenburg: Und ausgerechnet Unternehmen, in denen jeder Euro zählt, scheuen sich oft, diesen Digitalisierungsweg zu beschreiten.

Sophia Brandenburg: Aus Kostengründen.

Sophia Brandenburg: Obwohl er den Betrieben Geld spart.

Markus Höllriegel: Veränderung ist oft ein Problem. Die berühmten "Eh schon da"-Kosten kennt man.

Markus Höllriegel: und man muss darauf vertrauen, dass der Digitalisierungsschritt, der zunächst mal Geld kostet, eine Verbesserung bringt.

Markus Höllriegel: Unser biologisches Erbe steht uns bei der Entscheidungsfindung auch oft im Weg.

Markus Höllriegel: Die Scheu vor Neuem und Veränderung tragen wir in unseren Genen und hat uns in Urzeiten das Überleben gerettet, heute ist sie fast immer ein Hemmschuh.

Sophia Brandenburg: Der tägliche Zeitverlust ist aber nur eine Seite der Medaille.

Sophia Brandenburg: Ein mindestens ebenso schwerwiegendes Problem ist die Compliance.

Sophia Brandenburg: Wer schon einmal ein Audit durchlaufen hat, weiß, wie präzise Nachweise erwartet werden.

Sophia Brandenburg: Auditoren akzeptieren keine „ungefähre Ablage“.

Sophia Brandenburg: Sie wollen Klarheit, Nachvollziehbarkeit, die gültige Version und die Sicherheit, dass nichts nachträglich verändert wurde, d.h. Revisionssicherheit.

Sophia Brandenburg: In einem klassischen Dateibaum ist das kaum möglich.

Sophia Brandenburg: Schon die Frage, ob eine Verfahrensanweisung aktuell ist, führt oft zu langen Diskussionen.

Sophia Brandenburg: Wenn fünf Versionen, vielleicht sogar einige auf Papier und einige digital im Umlauf sind, fehlt die Sicherheit.

Sophia Brandenburg: Und genau hier droht Gefahr:

Sophia Brandenburg: nicht nur für das Audit, sondern auch für die tägliche Arbeit.

Markus Höllriegel: Wenn im Qualitätsmanagement ein alter Prozess angewandt wird, kann das im schlimmsten Fall ganze Lieferungen gefährden. Und in der Geschäftsführung verzögern sich Entscheidungen, weil Unterlagen nicht zuverlässig auffindbar sind.

Sophia Brandenburg: Auch rechtlich ist das kritisch. GoBD, DSGVO, Produkthaftung oder branchenspezifische Normen verlangen klare Strukturen, nachvollziehbare Prozesse und sichere Aufbewahrung.

Sophia Brandenburg: Wenn Daten irgendwo im Netzlaufwerk oder Aktenkellern liegen, fehlt diese Sicherheit.

Sophia Brandenburg: Und wir haben das live erlebt.

Sophia Brandenburg: Ein größeres Unternehmen beauftragte die DMS GmbH mit einem Digitalisierungsprojekt, nachdem in einem Haftungsprozess die entlastenden QM-Dokumente nicht beigebracht werden konnten.

Sophia Brandenburg: Diese lagen unauffindbar in einem der Aktenkeller.

Markus Höllriegel: Und schließlich gibt es die menschliche Komponente.

Markus Höllriegel: Mitarbeiter verlieren die Lust, wenn sie ständig mit unklaren Ablagen kämpfen.

Markus Höllriegel: Im Wettbewerb um Fachkräfte ist das nicht zu unterschätzen.

Markus Höllriegel: Niemand möchte den halben Tag damit verbringen, Dokumente zu suchen oder über Versionen zu streiten.

Der Digital Workplace als Antwort auf strukturelles Durcheinander

Sophia Brandenburg: Die Lösung für alles heißt:

Sophia Brandenburg: Digital Workplace.

Sophia Brandenburg: Er baut auf bestehender IT auf, schafft aber eine Ebene, die Prozesse ordnet, strukturiert und automatisiert.

Sophia Brandenburg: Anstatt Dateien in Ordnern zu verschieben, werden sie intelligent indexiert.

Sophia Brandenburg: Ein Vertrag wird nicht nur gespeichert, er wird mit Metadaten versehen – Kunde, Projekt, Datum, Laufzeit, Vertragsgegenstand, Vorfrist für die automatische Wiedervorlage und so weiter.

Markus Höllriegel: Diese Metadaten machen den entscheidenden Unterschied.

Markus Höllriegel: Denn dadurch wird es egal, wo eine Datei liegt.

Markus Höllriegel: Mit einer Suchanfrage erscheint sofort das richtige Dokument.

Markus Höllriegel: Das ist eine völlig andere Qualität als das Durchklicken von Ordnerstrukturen.

Sophia Brandenburg: Die räumliche Beschränkung wird aufgehoben, denn auf die Dokumente kann, die Zugriffsberechtigung vorausgesetzt, weltweit zugegriffen werden.

Sophia Brandenburg: Hinzu kommt, dass Prozesse nicht mehr manuell laufen müssen.

Sophia Brandenburg: Eine Rechnung, die im System ankommt, durchläuft automatisch die Prüfung und Freigabe, optional kann sie im Workflow komfortabel kontiert werden mit Übergabe der Buchungssätze samt Beleglink an eine X-beliebige Buchhaltungssoftware, zum Beispiel Datev.

Sophia Brandenburg: Urlaubsanträge wandern digital zum Vorgesetzten, anschließend in die Personalabteilung. Verträge werden rechtzeitig mit Vorfrist angezeigt, sodass niemand mehr überrascht wird.

Markus Höllriegel: Und das Ganze ist nicht nur effizient, sondern auch transparent. Jeder Zugriff, jede Änderung, jede Version ist nachvollziehbar. Damit sind auch Compliance-Anforderungen erfüllt. Ein Auditor sieht sofort, welche Version gültig ist, wer sie freigegeben hat und wann.

Sophia Brandenburg: Der Digital Workplace macht Unternehmen damit nicht nur schneller, sondern auch sicherer. Entscheidungen können auf Basis vollständiger, aktueller Daten getroffen werden. Mitarbeiter arbeiten entspannter, weil sie nicht suchen, sondern in Sekundenschnelle finden. Und das Unternehmen gewinnt an Resilienz, weil es unabhängig von Ordnerlogiken und individuellen Ablagen wird.

Erfahrungsberichte aus Produktion und Handel

Markus Höllriegel: Ein mittelständischer Zulieferer mit zweihundert Mitarbeitenden hat das vor einigen Jahren durchgezogen.

Markus Höllriegel: Vorher gab es SharePoint und Netzlaufwerke.

Markus Höllriegel: Alles technisch korrekt, Backup funktionierte.

Markus Höllriegel: Doch die Ordnerstruktur war unübersichtlich.

Markus Höllriegel: Jede Abteilung legte Unterordner an, Dateien wurden doppelt abgelegt, Versionierung gab es nicht.

Markus Höllriegel: Das führte zu Fehlern: Verträge wurden mit veralteten Konditionen bearbeitet, es wurde teilweise nicht mit der jüngsten Version von Stücklisten und Plänen gearbeitet.

Markus Höllriegel: Die Lösung: Einführung eines DMS mit Digital-Workplace-Funktionalitäten wie zum Beispiel DocuWare.

Markus Höllriegel: Dokumente werden jetzt automatisch indexiert, Workflows gesteuert, Freigaben protokolliert. Es ist immer nur die neueste Version eines Dokumentes im Zugriff.

Markus Höllriegel: Sophia?

Markus Höllriegel: Das Ergebnis?

Sophia Brandenburg: Ich würd mal sagen:

Sophia Brandenburg: Suchzeiten halbiert, Fehlerquote massiv reduziert, Audit-Bewertungen verbessert.

Sophia Brandenburg: Und das Unternehmen hat gelernt: IT-Sicherheit reicht nicht – man braucht auch Prozesssicherheit.

Markus Höllriegel: Ein Lebensmittelhersteller mit 320 Beschäftigten führte seine Personalakten jahrelang klassisch im Archivraum.

Markus Höllriegel: Lohnabrechnungen wurden zwar digital erzeugt, aber anschließend gedruckt, kuvertiert und verteilt.

Markus Höllriegel: Als ein Prüfer der Rentenversicherung kurzfristig Unterlagen einforderte, wurde der Aufwand sichtbar:

Markus Höllriegel: Mehrere Tage lang suchte die HR-Abteilung in Ordnern, kopierte Dokumente und sortierte Belege.

Sophia Brandenburg: Die Einführung der digitalen Personalakte veränderte alles.

Sophia Brandenburg: Abrechnungen werden heute automatisch abgelegt und Mitarbeitern über ihren DMS Account mit zwei Faktor Authentifizierung zur Verfügung gestellt.

Sophia Brandenburg: Auch auf andere Personaldokumente wie Verträge, Abwesenheiten und Nachweise kann der Mitarbeiter zugreifen, sodass in der Personalabteilung der Ablageaufwand wie auch die Bearbeitung von Anfragen nach Personaldokumenten gänzlich entfallen.

Sophia Brandenburg: Für personalrelevante Informationen wie Personalfragebogen, Urlaubsantrag, Bewerbermanagement und so weiter stehen digitale Formulare und Workflows zur Verfügung.

Sophia Brandenburg: Das Ergebnis.

Sophia Brandenburg: Markus?

Markus Höllriegel: Prüfanfragen lassen sich in Minuten beantworten, die HR-Abteilung ist entlastet und die Belegschaft hat jederzeit Zugriff auf ihre Unterlagen.

Markus Höllriegel: Ein echter Gewinn an Effizienz, Transparenz und Sicherheit – und der entscheidende Schritt weg vom Papierstapel hin zu moderner Professionalität.

Markus Höllriegel: Nach diesem Erfolg sind die anderen Abteilungen nach und nach digitalisiert worden.

Markus Höllriegel: Die Botschaft ist klar: Digitalisierung ist hier kein Projekt mehr, sondern Teil der DNA geworden.

Erfolgreich einführen und nachhaltig verankern

Sophia Brandenburg: Wie startet man?

Sophia Brandenburg: Entscheidend ist nicht, sofort das ganze Unternehmen umzukrempeln, sondern gezielt anzufangen.

Sophia Brandenburg: Der erste Schritt ist die Bestandsaufnahme.

Sophia Brandenburg: Welche Prozesse sind heute besonders zeitaufwendig oder fehleranfällig?

Sophia Brandenburg: Oft ist das die Eingangsrechnungsprüfung, das Vertrags- oder Qualitätsmanagement.

Markus Höllriegel: Wenn man diese Prozesse digitalisiert, sieht jeder sofort den Unterschied.

Markus Höllriegel: Und dieser sichtbare Erfolg schafft Akzeptanz.

Markus Höllriegel: Mitarbeiter erleben, dass es nicht komplizierter, sondern einfacher wird.

Markus Höllriegel: Von dort aus kann man die Digitalisierung Stück für Stück erweitern.

Sophia Brandenburg: Wichtig ist, die Menschen mitzunehmen.

Sophia Brandenburg: Systeme funktionieren nur dann, wenn sie genutzt werden.

Sophia Brandenburg: Deshalb braucht es klare Kommunikation, Schulung und manchmal auch Geduld.

Sophia Brandenburg: Aber die Erfahrung zeigt: Sobald Mitarbeiter sehen, wie reibungslos der Alltag wird, kippt die Stimmung –

Sophia Brandenburg: von Skepsis zu Begeisterung.

Wirtschaftlicher Nutzen und Zukunftssicherheit im Fokus

Markus Höllriegel: Manche Geschäftsführer fragen, ob sich das Ganze lohnt.

Markus Höllriegel: Die Antwort ist eindeutig.

Markus Höllriegel: Wenn man Suchzeiten halbiert, wenn Fehler vermieden werden, wenn Audits ohne Stress verlaufen, dann rechnet sich die Investition schnell.

Markus Höllriegel: Wir haben zur Rentabilität eine eigene Folge gemacht mit dem Titel:

Markus Höllriegel: Rechnet sich die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung.

Markus Höllriegel: Anhand von konkreten Berechnungen bekommen Sie in dieser Folge einen Eindruck davon, wie schnell sich ein Dokumentenmanagementsystem amortisiert und was es kostet.

Sophia Brandenburg: Neben Effizienzsteigerung, Personalzeiteinsparung und Stressminimierung kommt noch der Aspekt der Zukunftssicherheit hinzu.

Sophia Brandenburg: Der Markt verändert sich rasant.

Sophia Brandenburg: Wer heute digital arbeitet, kann flexibel reagieren.

Sophia Brandenburg: Wer weiterhin auf Dateibäume oder Aktenordner setzt, kämpft bei jeder Anpassung mit Strukturen, die längst überholt sind.

Markus Höllriegel: Der Digital Workplace ist deshalb keine Zusatzoption.

Markus Höllriegel: Er ist der Schlüssel, um im Wettbewerb zu bestehen, Fachkräfte zu binden und langfristig erfolgreich zu bleiben.

Handlungsdruck erkennen und Chancen konsequent nutzen

Sophia Brandenburg: Die Frage ist nicht, ob Sie den Digital Workplace einführen.

Sophia Brandenburg: Die Frage ist, wann.

Sophia Brandenburg: Jeder Monat, in dem Sie zögern, kostet Zeit, Geld und Energie.

Markus Höllriegel: Der Weg ist klar:

Markus Höllriegel: Bestandsaufnahme machen,

Markus Höllriegel: Prioritäten setzen,

Markus Höllriegel: ein Pilotprojekt starten.

Markus Höllriegel: Dann Schritt für Schritt ausbauen.

Markus Höllriegel: Es geht nicht darum, alles auf einmal zu ändern, sondern um den ersten wirksamen Schritt.

Outro

Sophia Brandenburg: Das war’s für heute im DMS-Podcast.

Markus Höllriegel: Dank an Gerhard von Sachsen Gessaphe für Script und Produktion.

Sophia Brandenburg: Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und machen Sie Ihr Unternehmen durch Digitalisierung besser und resilienter.

Sophia Brandenburg: Schreiben Sie an kontakt@dms-gmbh.de.

Markus Höllriegel: Danke an Sie, dass Sie heute zugehört haben.

Sophia Brandenburg: Ich freue mich, wenn Sie beim nächsten Mal wieder dabei sind und ganz besonders über ein Abo für unseren Podcast. Dann versäumen Sie auch keine Folge.

Markus Höllriegel: Der DMS-Podcast – Gespräche über Prozesse, die wirken.

Sophia Brandenburg: Weil Widerstandsfähigkeit und Erfolg nicht von außen kommen – sondern von innen entstehen.

Sophia Brandenburg: Und denken Sie dran: Digitalisierung ist keine Kostenfrage, sondern eine Zukunftsinvestition.

Sophia Brandenburg: Bis nächste Woche, wieder dienstags.