Ersetzendes Scannen: Papierberge sicher digitalisieren

Einführung

Suzanne van der Cruysse: Willkommen zum DMS-Podcast. Der Podcast für Geschäftsführung, Digitalisierung und DMS-Strategie. Im Rahmen unserer Gespräche über Prozesse, die wirken, beleuchten wir heute, wie Sie durch ersetzendes Scannen Ihre Papierberge rechtssicher in die digitale Welt überführen können.

Markus Höllriegel: Hallo und herzlich willkommen. Ich bin Markus Höllriegel und freue mich, dass Sophia Brandenburg heute wieder bei mir ist.

Sophia Brandenburg: Guten Morgen Markus und hallo zusammen, hier bin ich wieder aus meinem Homeoffice in Berlin.

Markus Höllriegel: Sophia, ich habe letzte Woche mit dem kaufmännischen Leiter von einem Maschinenbauer gesprochen. Der zeigt mir stolz seinen neuen Produktionsstandort – moderne Maschinen, digitale Steuerung, alles top. Dann öffnet er eine Tür im Keller: Aktenordner vom Boden bis zur Decke. Ich sage: „Das könnten Sie doch alles wegwerfen." Die Reaktion? Ein ungläubiges Gesicht.

Sophia Brandenburg: Markus, das kenne ich zu gut. Vorige Woche war ich bei einem Handelsunternehmen in Brandenburg. Die haben eine ganze Lagerhalle nur für Akten angemietet. Über vierzehntausend Euro im Jahr nur für Miete und nur um Papier aufzubewahren, das sie theoretisch nicht mehr bräuchten.

Markus Höllriegel: Vierzehntausend Euro! Weißt du, was mich ärgert? Die Leute denken, sie müssten das tun. „Aufbewahrungspflicht" ist so ein magisches Wort. Sobald das fällt, nicken alle und schleppen weiter Papier.

Das Problem: Wenn Papier zum Klotz am Bein wird

Sophia Brandenburg: Aber fairerweise: Die Verunsicherung hat einen Grund. Niemand will Ärger mit dem Finanzamt. Und wenn du nicht genau weißt, was erlaubt ist, behältst du lieber alles auf. Wie in unserer Folge vom dreißigsten September zur ZDF Wiso Dokumentation zu hören war, tragen auch die Medien zur Verunsicherung bei.

Markus Höllriegel: Lass uns durchrechnen, was das bedeutet. Ein typisches mittelständisches Unternehmen mit zwanzig Jahren auf dem Buckel kommt auf zweihundert Aktenordner pro Jahr – Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, zumal einige auch E-Mails ausdrucken. Nach zehn Jahren sind das zweitausend Ordner. Und dann kommt die Steuerprüfung und will eine Rechnung von vor sechs Jahren sehen.

Sophia Brandenburg: Dann beginnt die Odyssee. Ich habe erlebt, wie ein Buchhaltungsleiter zwei Stunden gesucht hat, die Auszubildende war vorher schon erfolglos auf der Suche nach dem Dokument. Er ist ins Archiv gefahren, hat die Kiste gesucht, etliche Ordner durchgeblättert – er hat das Dokument schließlich doch gefunden, aber es war im falschen Ordner. Zwei Stunden für ein Papier.

Markus Höllriegel: Das passiert nicht einmal im Jahr, sondern ständig. Kundenanfragen, Lieferantenrückfragen, interne Recherchen. Selbst wenn das Archiv nah ist: Aufstehen, Ordner rausholen, blättern, Mechanik auf, Dokument raus, zum Kopierer, kopieren. Dann das Ganze rückwärts.

Sophia Brandenburg: Was viele auch unterschätzen: das Risiko. Ein Rohrbruch, ein Brand, Schimmel – und dein Archiv ist hinüber. Ich hatte einen Fall, wo Akten verschimmelt waren. Die Angestellten durften wegen Gesundheitsgefährdung nicht mehr in den Aktenkeller. Ein Spezialunternehmen hat mit Schutzanzügen die Akten geholt und digitalisiert.

Markus Höllriegel: Und selbst ohne Katastrophe: Papier vergilbt, verblasst. Thermopapier von Kassenbons ist oft nach einem Jahr kaum noch lesbar. Da hast du die Rechnung ordnungsgemäß aufbewahrt und kannst sie nicht mehr vorlegen.

Sophia Brandenburg: Deshalb verstehe ich nicht, warum so viele am Papier kleben. Die Lösung liegt auf der Hand: digitalisieren, richtig archivieren, Papier weg.

Markus Höllriegel: Aber – nicht irgendwie digitalisieren, sondern rechtssicher. Dass die Finanzverwaltung das akzeptiert. Dafür gibt es ersetzendes Scannen.

Die rechtliche Grundlage: Was sagt der Gesetzgeber?

Sophia Brandenburg: Die Frage, die mir jeder stellt: Darf ich eine Rechnung scannen und dann wegwerfen? Ja, du darfst. Aber nur, wenn du es richtig machst.

Markus Höllriegel: Richtig heißt: nach TR-Resiscan. Eine technische Richtlinie vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik. Resiscan steht für „Rechtssicheres ersetzendes Scannen". Die Richtlinie beschreibt, wie der Prozess ablaufen muss, damit die digitale Kopie vor Gericht und gegenüber Behörden wie das Papieroriginal gilt.

Sophia Brandenburg: Rechtlich gleichwertig. Das ist nicht „einfach mal abfotografieren". Du brauchst einen dokumentierten, nachvollziehbaren Prozess, der sicherstellt, dass das digitale Dokument authentisch, vollständig und unverändert ist.

Markus Höllriegel: Hinzu kommen die GoBD – die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung elektronischer Unterlagen. Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit. Beide Regelwerke müssen erfüllt sein.

Sophia Brandenburg: Viele denken, es reicht, einen Scanner zu kaufen und auf Festplatte in einem Verzeichnisbaum abzulegen. Aber ohne Verfahrensdokumentation kommst du nicht weit. Die ist dein Nachweis gegenüber dem Finanzamt. Darin steht, wer scannt, nach welchen Regeln, mit welcher Technik, wie die Qualitätskontrolle läuft, wie die Revisionssicherheit gewährleistet ist und was mit den Originalen passiert.

Markus Höllriegel: Diese Dokumentation ist nicht optional. Wenn die Betriebsprüfung kommt und du kannst nicht belegen, wie du vorgegangen bist, akzeptiert das Finanzamt deine digitalen Dokumente nicht – die Originale hast du aber vernichtet.

Sophia Brandenburg: Es klingt komplizierter, als es ist. Resiscan gibt dir eine Checkliste. Viele DMS-Anbieter haben die Anforderungen eingebaut. Die Systeme führen dich durch den Prozess, ermöglichen die Qualitätsprüfung und protokollieren jeden Schritt.

Die Lösung: Wie ersetzendes Scannen funktioniert

Markus Höllriegel: Wie sieht so ein Prozess aus? Ein Unternehmen bekommt täglich vierzig papierene Eingangsrechnungen per Post. Die werden geöffnet – und jetzt?

Markus Höllriegel: Jetzt wird gescannt. Mit Fokus auf Qualität. Resiscan schreibt vor, dass das digitale Abbild das Original vollständig und bildlich originalgetreu wiedergibt. Keine abgeschnittenen Ränder, keine unscharfen Stellen. Die Auflösung sollte mindestens zweihundert dpi betragen, besser dreihundert. Der Beleg darf auch Schwarz-Weiß eingescannt werden, wenn Farbe nicht zur Identifizierung erforderlich ist.

Sophia Brandenburg: Moderne Scanner erledigen vieles automatisch. Sie rücken schief eingescannte Seiten gerade, entfernen nicht zum Dokument gehörende Ränder und Heftlöcher, entfernen Leerseiten und steuern Helligkeit und Kontrast.

Markus Höllriegel: Nach dem Scannen kommt die Indexierung. Das Dokument bekommt Metadaten: Rechnungsnummer, Datum, Lieferantenname, Rechnungsbetrag, Kostenstelle. Entweder manuell eingegeben oder – eleganter – per OCR automatisch ausgelesen.

Sophia Brandenburg: OCR steht für Optical Character Recognition Sie arbeitet zusammen mit einer speziellen Software wie intelligent indexing oder IDP von DocuWare. Die Software analysiert das Bild und extrahiert die Daten. Bei einer Rechnung erkennt sie, wo Rechnungsnummer, Datum, Gesamtbetrag und andere erforderliche Informationen stehen. Das passiert in Sekundenschnelle. und wenn mehrere Rechnungen in einem Dokument sind, trennt sie auch noch an der richtigen Stelle.

Markus Höllriegel: Beim Archivieren kommt der technisch spannende Teil: die Bildung eines Hash-Werts. Ein digitaler Fingerabdruck – eine Zeichenkette, die eindeutig zu diesem Dokument gehört. Änderst du einen Bildpunkt, ändert sich der Hash-Wert. Das macht das Dokument manipulationssicher.

Sophia Brandenburg: Dieser Hash-Wert wird mit dem Dokument fest verbunden gespeichert. Bei jedem Aufruf wird der Hashwert neu gebildet und mit dem Original verglichen. Stimmt er, wurde nichts verändert. So kann auch ein Prüfer nachvollziehen: Dieses Dokument wurde zu diesem Zeitpunkt erfasst und nicht verändert.

Markus Höllriegel: Wenn alle Schritte durchlaufen sind, kannst du das Papieroriginal vernichten. Datenschutzkonform: mit Aktenvernichter nach DIN-Norm oder über einen zertifizierten Entsorgungsdienstleister.

Sophia Brandenburg: Jetzt noch was: Man soll nicht alles auf einmal umstellen. Viele starten mit Eingangsrechnungen, weil da das größte Volumen liegt. Wenn das läuft, kommen Lieferscheine, später Verträge, irgendwann Personalakten oder das Qualitätsmanagement dazu.

Der konkrete Nutzen: Warum sich ersetzendes Scannen lohnt

Markus Höllriegel: Warum lohnt sich ersetzendes Scannen? Nehmen wir unser mittelständisches Unternehmen mit zwanzig Jahren Historie. Die meisten buchführungspflichtigen Belege müssen seit 2025 acht Jahre aufbewahrt werden. Bei zweihundert Ordnern pro Jahr sind das eintausendsechshundert Ordner.

Markus Höllriegel: Die brauchen etwa einundzwanzig Regalmeter. Aber Regale stehen nicht wandlos – du brauchst Gänge, Zugang, Arbeitsfläche. Realistisch landest du bei fünfundzwanzig bis dreißig Quadratmetern. Bei zwölf Euro Miete sind das dreitausend bis viertausend Euro im Jahr.

Sophia Brandenburg: Die wenigsten rechnen aber so präzise. Die meisten heben alles auf – zehn, fünfzehn, zwanzig Jahre. Aus Unsicherheit oder weil keiner Zeit für die Entsorgung hat. Ein Handelsunternehmen hatte dreißig Jahre alte Rechnungen im Archiv. Völlig unnötig.

Markus Höllriegel: Dazu kommen Regale – mehrere tausend Euro und Ordner, Hefter, Beschriftung.

Sophia Brandenburg: Der Kostentreiber ist die Personalzeit. Ein Mitarbeiter, der pro Woche fünf Stunden mit Dokumentensuche, Ablage und Archivorganisation beschäftigt ist, kostet bei fünfzig Euro Stundensatz etwa zehntausendfünfhundert Euro jährlich. Externes Archiv? Da zahlst du für jeden Transport, jede Lieferung, jeden Rechercheauftrag.

Sophia Brandenburg: Das sparst du komplett bei digitaler Archivierung. Der zweite Nutzen ist Effizienz. Digitale Dokumente sind sofort verfügbar. Rechnungsnummer eingeben, Enter, Dokument da. Unser Unternehmen spart durch schnellere Suche fünfundzwanzig Stunden pro Woche.

Markus Höllriegel: Fünfundzwanzig Stunden sind über drei Arbeitstage. Eine halbe Stelle! Die Zeit kannst du in Kundenbetreuung, Vertrieb, Prozessoptimierung stecken. Wer in Papier versinkt, hat einen eklatanten Wettbewerbsnachteil.

Sophia Brandenburg: Dann Rechtssicherheit. Mit einem sauber dokumentierten Prozess bist du bei der Betriebsprüfung entspannt. Der Prüfer kann jeden Schritt nachvollziehen. Prüfer schätzen digitale Archive. Das beschleunigt die Prüfung. Die Rechercherechte können eingeschränkt werden, sodass er nur das für die Prüfungsaufgabe Notwendige sieht.

Markus Höllriegel: Und die Sicherheit. Digitale Dokumente hast du mehrfach gesichert – Server, Cloud, verschiedene Standorte. Brennt dein Gebäude ab, sind die Dokumente sicher. Bei Papier? Alles weg. Du hast Versionskontrolle, kannst nachvollziehen, wer wann zugegriffen hat, kannst Zugriffsrechte vergeben.

Sophia Brandenburg: Denk an Mitarbeiter, die remote oder an verschiedenen Standorten arbeiten. Die können gleichzeitig auf dieselben Dokumente zugreifen. Ein Kunde von uns im Lebensmittelbereich scannt unterschriebene Lieferscheine in den Filialen, archiviert sie in DocuWare. Innerhalb weniger Stunden sind die Rechnungen auf Basis dieser Lieferscheine in der Zentrale erstellt und versandt.

Die Umsetzung: Was braucht man konkret?

Markus Höllriegel: Was brauche ich konkret?

Sophia Brandenburg: Einen vernünftigen Scanner. Für Mittelständler reicht ein Dokumentenscanner zwischen achthundert und zweitausend Euro. Wichtig: automatischer Einzug, Duplex-Scan, ordentliche Auflösung. Canon oder Kodak Alaris haben solide Geräte.

Markus Höllriegel: Zweitens ein Dokumentenmanagementsystem. Das verwaltet, archiviert und macht durchsuchbar. Moderne DMS haben integrierte Workflows für ersetzendes Scannen. Cloud-Lösungen oder On-Premise.

Sophia Brandenburg: Cloud: Du kümmerst dich nicht um Updates, Backups, Server. On-Premise: Software läuft auf deinem Server. Volle Kontrolle, internetunabhängig, und du hast die IT-Infrastruktur.

Markus Höllriegel: Drittens – der wichtigste Punkt – die Verfahrensdokumentation. Die beschreibt alles: wer scannt, nach welchen Regeln, mit welcher Technik, wie die Qualitätskontrolle läuft, was mit Originalen passiert. Ich würde das mit einem erfahrenen Dienstleister machen.

Sophia Brandenburg: Die wissen, worauf Prüfer achten, kennen Stolperfallen. Das kostet etwas, ist aber gut investiert.

Markus Höllriegel: Viertens: Schulung. Eine halbtägige Schulung reicht meist. Wichtig: Alle verstehen, warum Schritte wichtig sind.

Sophia Brandenburg: Klein anfangen. Such einen überschaubaren Bereich. Eingangsrechnungen sind ideal – hohes Volumen, standardisierte Dokumente. Wenn das läuft, weitest du aus. Hol Feedback von denen, die das System täglich nutzen.

Markus Höllriegel: Die merken am schnellsten, wo es hakt. Oft sind es Kleinigkeiten, die den Workflow ausbremsen.

Der psychologische Faktor: Warum jetzt handeln?

Sophia Brandenburg: Ich sitze manchmal bei Geschäftsführern und denke: „Ihr wisst, dass ihr das machen müsst. Warum zögert ihr?"

Markus Höllriegel: Mehrere Faktoren. Der Alltag frisst einen auf und die Digitalisierung brennt nicht. Ausserdem sind die Kosten nicht zu digitalisieren nicht sichtbar. Viele haben auch Angst, was falsch zu machen und die Digitalisierung wird vom Aufwand her oft weit überschätzt.

Sophia Brandenburg: Aber das Thema wird zur Frage der Arbeitgeberattraktivität. Die junge Generation will keine Ordner wälzen. Die erwarten digitale Prozesse.

Markus Höllriegel: Viele sagen, sie hätten keine Zeit. Aber rechne zusammen, wie viel Zeit aktuell für Dokumentensuche draufgeht. Das Projekt amortisiert sich oft nach Monaten. Du investierst etwas Zeit, um langfristig viel Zeit zu sparen.

Sophia Brandenburg: Ich frage meine Ansprechpartner, wie viele Mitarbeiterstunden pro Woche mit Dokumentensuche verbraucht werden. Die meisten schätzen zu niedrig. Wenn wir eine Woche tracken, kommen sie aus dem Staunen nicht raus.

Markus Höllriegel: Deshalb: Nicht zu lange überlegen. Einfach starten. Mit einem Pilotprojekt. Die Erfahrungen sind unbezahlbar.

Ausblick: Die nächsten Schritte

Sophia Brandenburg: Zusammengefasst: Ersetzendes Scannen ist rechtlich abgesichert, technisch ausgereift, wirtschaftlich sinnvoll. Du brauchst einen strukturierten Prozess, passende Technik, ordentliche Verfahrensdokumentation.

Markus Höllriegel: Mein Rat: Holt euch Unterstützung. Erfahrene Partner sparen Zeit, Nerven, Geld. Die wissen, welche Scanner sich bewährt haben, welche DMS-Systeme passen, wie eine prüfungssichere Verfahrensdokumentation aussieht.

Sophia Brandenburg: Und abschließend noch ein Hinweis: Ersetzendes Scannen und die revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten gilt nicht nur für Rechnungen, sondern für alle Dokumente mit Handelsbriefcharakter und hierzu sagt die GOBD: "Kein Handelsbrief ist ein Angebot, das nicht abgesandt wurde." Der Umkehrschluss ist das, was für Unternehmen verbindlich ist.

Outro

Markus Höllriegel: Das war's für heute im DMS-Podcast. Dank an Gerhard von Sachsen Gessaphe für Script und Produktion.

Sophia Brandenburg: Wenn Sie mehr über Themen rund um Dokumentenmanagement und Digitalisierung erfahren möchten, nehmen Sie gerne Kontakt zur DMS GmbH auf. Wir unterstützen Sie dabei, die richtigen Lösungen für Ihr Unternehmen zu finden und erfolgreich umzusetzen. Schreiben Sie an kontakt@dms-gmbh.de Und Danke an Sie, dass Sie heute zugehört haben. Ich freue mich, wenn Sie beim nächsten Mal wieder dabei sind und ganz besonders über ein Abo für unseren Podcast. Dann versäumen Sie auch keine Folge.

Markus Höllriegel: Der DMS-Podcast – Gespräche über Prozesse, die wirken. Wir freuen uns Über Ihre Kommentare und Anregungen. Und wenn es ein Thema in den Bereichen Dokumentenmanagement und Geschäftsprozessdigitalisierung gibt, das Sie besonders interessiert, dann lassen Sie es uns über die Kommentare wissen.

Sophia Brandenburg: Und denken Sie dran: Digitalisierung ist keine Kostenfrage, sondern eine Zukunftsinvestition. Weil Widerstandsfähigkeit und Erfolg nicht von außen kommen – sondern von innen entstehen. Bis nächste Woche, wieder Dienstags.