Willkommen zum DMS-Podcast. Der Podcast für Geschäftsführung, Digitalisierung und DMS-Strategie. Im Rahmen unserer Gespräche über Prozesse, die wirken, zeigen wir heute, wie eine einzige Plattform dokumentbasierte Abläufe in praktisch jeder Abteilung transformieren kann. Hallo und herzlich willkommen, mein Name ist Markus Höllriegel. Mit mir heute wieder Sophia Brandenburg. Sophia, wie sieht's aus in Berlin? Grüß dich, Markus! Hier regnet es, aber das passt zum Thema. Denn draußen ist es ungemütlich, und drinnen in vielen Unternehmen auch. Wir reden heute über etwas, das mir in Kundengesprächen ständig begegnet: Diese Frage, ob man wirklich für jede Abteilung eine separate Softwarelösung braucht. Und die kurze Antwort ist: Nein. Du sprichst mir aus der Seele. Ich war letzte Woche bei einem Zulieferer in Baden-Württemberg, hundertfünfzig Mitarbeiter, klassischer Mittelstand. Die haben mir stolz erzählt, dass sie zwölf verschiedene Systeme im Einsatz haben. Zwölf! Jedes eine Insellösung und keines davon redet vernünftig mit dem anderen. Das ist leider kein Einzelfall. Und weißt du, was mich dabei am meisten erschreckt? Diese Unternehmen sind nicht faul oder rückständig. Die haben über Jahre hinweg immer brav in Digitalisierung investiert. Nur eben punktuell, abteilungsweise, ohne Gesamtstrategie. Und jetzt kommt der Punkt, an dem das zum echten Problem wird. Denn zweitausendfünfundzwanzig ist regulatorisch ein Hammerjahr. Seit Januar gilt die E-Rechnungspflicht für den Empfang im B-to-B-Bereich. Jedes Unternehmen muss elektronische Rechnungen im strukturierten Format annehmen und revisionssicher archivieren und verarbeiten können. Keine Ausnahmen, keine Schonfrist für den Empfang. Richtig. Und wer jetzt noch mit Excel-Listen und Papierordnern arbeitet, steht vor einem handfesten Compliance-Problem. Eine PDF per E-Mail gilt übrigens nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, sondern als Rechnung in einem digitalen Format. Eine E-Rechnung muss ein strukturiertes Format sein, also XRechnung oder ZUGFeRD ab Version zwei. Digitale Rechnungen und andere Dokumente mit Handelsbriefcharakter sowie E-Rechnungen sind digital revisionssicher aufzubewahren und zu verarbeiten. Ich habe jedoch schon öfters festgestellt, dass es nicht klar ist, was unter den Begriff Handelsbrief fällt. Bemühen wir mal Wikipedia: "Ein Handelsbrief ist ein Schriftstück, das der Vorbereitung, Durchführung, dem Abschluss oder der Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts dient." Nahezu alle geschäftlichen Aktivitäten eines ordnungsgemäß geführten Unternehmens fallen unter den Begriff Handelsgeschäft. In dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 schreibt das Finanzministerium: "Nicht aufbewahrungspflichtig sind zum Beispiel reine Entwürfe von Handels- oder Geschäftsbriefen, sofern diese nicht tatsächlich abgesandt wurden." Im Umkehrschluss heißt dies: alles was irgendwie das Haus verlässt oder erreicht, muss revisionssicher aufbewahrt werden - digitale Belege digital, Papierbelege körperlich in Ordnern oder digitalisiert. Und als ob das nicht reicht: Seit dem sechsten Dezember gilt das NIS-zwei-Umsetzungsgesetz. Es betrifft rund dreißigtausend Unternehmen in Deutschland. Und ist für manchen mittelständischen Betrieb echt relevant: Betroffen ist, wer in einem der achtzehn regulierten Sektoren tätig ist und entweder mindestens fünfzig Mitarbeiter beschäftigt oder sowohl einen Jahresumsatz als auch eine Jahresbilanzsumme von jeweils über zehn Millionen Euro aufweist. Wobei viele noch gar nicht wissen, dass sie betroffen sind. Die Geschäftsleitung haftet persönlich für die Cybersicherheit. Bußgelder können bis zu zehn Millionen Euro oder zwei Prozent des Jahresumsatzes betragen. Da wird einem schon anders. Und es gibt keine Übergangsfristen mehr. Das Gesetz gilt sofort. Zum Thema NIS2 haben wir vor drei Wochen einen eigenen Beitrag geposted mit dem Titel "NIS2-Richtlinie verstehen: So schützt sich der Mittelstand vor Cyberangriffen". Bei NIS2 wird der Zusammenhang zu unserem Thema deutlich. Wer zwölf verschiedene Insellösungen hat, hat zwölf verschiedene Risiken für Sicherheitslücken, zwölf verschiedene Zugriffskontrollen, zwölf verschiedene Möglichkeiten für Schwachstellen. Genau da setzt DocuWare an. Nicht als Ersatz für ERP oder die Buchhaltungssoftware, sondern als zentrale Schicht, durch die alle Dokumente fließen, die Dokumente aufnimmt und bereitstellt. Einheitliche Zugriffsrechte, einheitliche Archivierung, einheitliche Dokumentenlenkung und einheitliche Audit-Trails. Nehmen wir die Buchhaltung. Eine Eingangsrechnung kommt rein, egal ob per E-Mail oder als Scan aus der Poststelle. DocuWare erkennt automatisch den Lieferanten, den Betrag, das Datum und so weiter, vollzieht die formale Prüfung, prüft die Umsatzsteuer ID auf Gültigkeit, macht einen Dublettencheck und schickt das Dokument direkt zur richtigen Person zur Prüfung oder Freigabe. Anschließend überstellt DocuWare den Beleg der Buchhaltung und übergibt die Belegkontierung, sofern während des Bearbeitungsworkflows auch Sachkonten oder Kostenstellen erfasst wurden. Der ganze Prozess ist protokolliert und jederzeit nachvollziehbar. Und das Ganze funktioniert auch für die neuen E-Rechnungsformate? Selbstverständlich. DocuWare verarbeitet XRechnung, ZUGFeRD und andere EN-sechzehntausend-neunhunderteinunddreißig-konforme Formate. Das war ja einer der Gründe, warum sich viele Unternehmen im letzten Jahr für diese Lösung entschieden haben. Das Spannende ist ja: Die Buchhaltung ist oft der Einstieg, aber nicht das Ende. Was passiert, wenn dieser Projektabschnitt abgeschlossen ist und im Echtbetrieb läuft? Die gleiche Plattform, andere Anwendung. Im Personalwesen zum Beispiel: Die digitale Personalakte. Alle Mitarbeiterdokumente an einem Ort, mit granularen Zugriffsrechten. Der Mitarbeiter sieht seine eigenen Gehaltsabrechnungen im Self-Service, der Abteilungsleiter sieht sein Team, HR sieht alles. Und das Wichtigste: Keine vertraulichen Papiere mehr, die offen auf Schreibtischen liegen. Das ist übrigens auch ein NIS-zwei-Thema. Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss deren Schutz nachweisen können. Exakt. Und dasselbe gilt fürs Qualitätsmanagement. Da sind die Anforderungen besonders hoch: Versionskontrolle, Freigabeprozesse, Nachweispflichten. DocuWare stellt sicher, dass Mitarbeiter immer nur die aktuelle Version einer Arbeitsanweisung sehen. Das Management von Lieferanten- und Materialzertifikaten kann automatisiert werden. Und wenn der Auditor kommt, sind alle Dokumente mit zwei Klicks verfügbar. Ich erinnere mich an einen Kunden aus der Lebensmittelbranche. Die hatten vor der Einführung regelmäßig Stress bei IFS-Audits, weil Dokumente nicht auffindbar waren oder in verschiedenen Versionen kursierten. Ein Klassiker. Nach der Umstellung auf DocuWare lief das erste Audit in der Hälfte der Zeit. Weil eben alles zentral, aktuell und nachvollziehbar war. Zum Thema digitales Qualitätsmanagement gibt es übrigens auch einen eigenen Post mit dem Titel: "Digitale Qualitätssicherung in Produktionsbetrieben" oder bei Lebensmittelbetrieben: "IFS- und HACCP-Audits meistern: Digitales QM für Lebensmittelbetriebe" Gehen wir zur Speerspitze eines jeden Betriebes: zum Vertrieb bzw. Verkauf. Im Vertrieb geht es um Verträge, Angebote, Auftragsbestätigungen. Der Außendienst hat unterwegs Zugriff auf alle Kundenunterlagen, kann Verträge digital zur Unterschrift vorlegen und muss nicht mehr mit Papierbergen im Kofferraum fahren. Und das Vertragsmanagement erinnert automatisch an Kündigungsfristen. Kein stillschweigend verlängerter Vertrag mehr, der unnötig und ungewollt das Budget belastet. Aber das höre ich immer mal wieder von Geschäftsführern: Automatisierung klingt gut, aber wir haben so viele Sonderfälle. Handschriftliche Notizen auf Lieferscheinen, schlecht gescannte Dokumente, Rechnungen in allen möglichen Formaten. Das kann doch keine Software zuverlässig verarbeiten. Im Gegenteil. DocuWare hat durch die Übernahme des erfolgreichen KI-Startups natif.ai, das sich auf den Einsatz von KI mit einem Large Document Model spezialisiert hat, jetzt Intelligent Document Processing (IDP) aus der Taufe gehoben. Das ist eine KI, die nicht nur strukturierte Daten verarbeiten kann, sondern auch handschriftliche Notizen, schlecht gescannte Dokumente oder komplexe Tabellen. Die Fehlerquote sinkt damit deutlich unter das Niveau manueller Bearbeitung. Als ich das zum ersten Mal auf der DocuWorld vor zwei Jahren gesehen habe, war ich echt fasziniert. Ein Stapel Papier aus dem Scanner wird automatisch in einzelne Dokumente getrennt, klassifiziert und verschlagwortet. Teilweise waren die Dokumente verknittert. Ohne Barcodes, ohne manuelle Eingriffe. Die KI wurde mit über dreihundertsechzig Millionen Dokumenten trainiert. Und was im Vertrieb funktioniert, funktioniert auch im Einkauf. Lieferscheine, Bestellbestätigungen, Zertifikate. Alles wird automatisch erfasst, dem richtigen Lieferanten zugeordnet und für Freigabeprozesse vorbereitet. Jetzt könnte man denken: Das klingt nach einem Riesenprojekt. Monate der Planung, aufwändige Migration, gestresste Mitarbeiter. Wie lange dauert so eine Einführung realistisch? Das ist das Schöne: Man muss nicht alles auf einmal machen. Die meisten Unternehmen starten mit einem Bereich, typischerweise der Rechnungsverarbeitung, weil dort der Return on Investment am schnellsten sichtbar ist. Nach zwei Wochen ist das live, und dann erweitert man Schritt für Schritt auf andere Abteilungen. Bei den Mitarbeitenden ist die Akzeptanz überraschend gut, wenn man es richtig macht. Weil die Oberfläche für alle Bereiche gleich ist. Wer einmal verstanden hat, wie DocuWare funktioniert, kann damit Rechnungen bearbeiten, beim Wechsel in eine andere Abteilung zum Beispiel Personalakten pflegen oder Qualitätsdokumente freigeben. Das reduziert den sowieso schon kurzen Schulungsaufwand enorm. EIN Punkt, der mir in Gesprächen immer wieder begegnet: Die Unternehmen haben ja bereits ihre Systeme. ERP, Buchhaltung, HR-Software. Und die Angst ist groß, dass ein neues System bedeutet, alles umzukrempeln oder doppelt zu pflegen. Das ist der entscheidende Unterschied zu vielen anderen Lösungen. DocuWare ersetzt nichts, sondern verbindet. Mit Schnittstellen zu über tausend Anwendungen, von DATEV über SAP und Microsoft Business Central oder Sage bis zu den gängigen HR-Systemen, arbeiten die Mitarbeiter weiter in ihren gewohnten Programmen. Der Buchhalter bleibt in DATEV, der Vertriebler in seinem CRM. Aber im Hintergrund landen alle Dokumente revisionssicher an einem Ort, sind übergreifend durchsuchbar meist auch aus den jeweiligen Applikationen heraus und für Audits sofort verfügbar. Wenn ich das zusammenfasse: DocuWare ist nicht einfach ein Archiv, sondern eine Plattform, die dokumentbasierte Prozesse in praktisch jeder Abteilung abbilden kann. Und das in einer Zeit, in der E-Rechnungspflicht und NIS-zwei konkrete Anforderungen an Unternehmen stellen. Wer hier nicht handelt, riskiert nicht nur Ineffizienz, sondern echte Compliance-Probleme. Genau. Und der entscheidende Punkt ist: Es ist eine Lösung, die mitwächst. Die sich an veränderte Anforderungen anpasst. Die KI-Funktionen werden kontinuierlich besser, die regulatorischen Anforderungen werden erfüllt, und die Mitarbeiter können sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren, statt Dokumente zu suchen oder Papier zu verwalten. Was mich an diesem Thema beeindruckt: Wir reden hier nicht über ein IT-Projekt, sondern über eine strategische Entscheidung. Wer heute seine Dokumentenprozesse ordnet, schafft die Grundlage für alles, was in den nächsten Jahren kommt. Weitere Regulierung, weiteres Wachstum, weitere Anforderungen an Transparenz. Das war's für heute im DMS-Podcast. Dank an Gerhard von Sachsen Gessaphe für Script und Produktion. Und wenn Sie jetzt denken: Das klingt interessant, aber wie fange ich an? Dann nehmen Sie Kontakt auf. Manchmal braucht es nur ein Gespräch, um den ersten Schritt zu machen. Schreiben Sie an kontakt@dms-gmbh.de Und Danke an Sie, dass Sie heute zugehört haben. Ich freue mich, wenn Sie beim nächsten Mal wieder dabei sind und ganz besonders über einen Daumen hoch und ein Abo für unseren Podcast. Wenn es ein Thema in den Bereichen Dokumentenmanagement und Geschäftsprozessdigitalisierung gibt, das Sie besonders interessiert, dann lassen Sie es uns über die Kommentare wissen. Und denken Sie dran: Digitalisierung ist keine Kostenfrage, sondern eine Zukunftsinvestition. Weil Widerstandsfähigkeit und Erfolg nicht von außen kommen – sondern von innen entstehen. Bis nächste Woche, wieder Dienstags.
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